Datenschutzerklärung
für das Top² CRM unter top2.software-bw.de einschließlich der Anbindung an LinkedIn. Stand: Oktober 2026. English summary below.
1. Verantwortlicher
ods GmbH
Am Ostkai 11, 70327 Stuttgart, Deutschland
Geschäftsführer: Rainer Wellen
Amtsgericht Stuttgart, HRB 20338
Telefon: +49 711 40 77 580
E-Mail: info@ods-gmbh.de
Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.
2. Worum es geht
Das Top² CRM ist eine interne Anwendung für den Vertrieb von Top². Es ist nicht öffentlich: Nutzen können es nur Mitarbeitende und beauftragte Dienstleister von Top², die vom Team eingeladen wurden. Im CRM verwalten wir Geschäftskontakte zu Kliniken, Spitälern, Klinik-Caterern und ähnlichen Einrichtungen, planen Beiträge für die LinkedIn-Unternehmensseite von Top² und veröffentlichen sie dort.
3. Hosting und Server-Protokolle
Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Die Datenbank betreiben wir selbst; es gibt keinen weiteren Cloud-Anbieter. Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt.
Entwicklung und technische Betreuung der Anwendung übernimmt die Codana GmbH (codana.de). Soweit sie dabei Zugriff auf personenbezogene Daten hat, verarbeitet sie diese ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO).
Beim Aufruf speichert der Server technisch notwendige Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie es dafür nötig ist.
4. Nutzerkonten
Für jedes Nutzerkonto speichern wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort (nur als Hash) sowie Zeitpunkte der Einladung und Anmeldung. Damit ist erkennbar, wer welche Einträge angelegt oder geändert hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Wird ein Konto entfernt, löschen wir die Kontodaten und das private LinkedIn-Netzwerk dieser Person; von ihr angelegte Geschäftsdaten wie Notizen und Beiträge bleiben erhalten.
Cookies: Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzung). Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Einbindung von Diensten Dritter im Browser. Die Schriftart wird von unserem eigenen Server ausgeliefert.
5. Geschäftskontakte im CRM
Wir speichern Angaben zu Ansprechpersonen bei Einrichtungen, die für unsere Produkte in Frage kommen: Name, Funktion, Arbeitgeber, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Link zum LinkedIn-Profil, die Quelle der Angaben sowie Notizen zu unseren Gesprächen. Die Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (Websites der Einrichtungen, Impressen, Ratsinformationssysteme, Fachpresse, öffentliche LinkedIn-Profile), aus direktem Kontakt oder aus dem Recherchedienst Clay (Clay Labs, Inc., USA).
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Geschäftskontakte zu pflegen und Einrichtungen über unsere Produkte zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir speichern die Angaben, solange eine Geschäftsbeziehung besteht oder angebahnt wird. Widersprechen Sie der Verarbeitung, löschen wir Ihre Angaben und behalten nur, was nötig ist, damit wir Sie nicht erneut ansprechen.
6. LinkedIn
Unternehmensseite von Top²
Über das CRM planen wir Beiträge für die LinkedIn-Seite von Top² und veröffentlichen sie dort. Dafür meldet sich eine Person mit Administrationsrechten für die Seite einmalig bei LinkedIn an und erlaubt der Anwendung den Zugriff (OAuth). Wir speichern dabei die Kennung und den Namen der Seite, den Namen der verbindenden Person, das von LinkedIn ausgestellte Zugriffs- und Verlängerungstoken (verschlüsselt und nur auf unserem Server) sowie Kennung, Link und Zeitpunkt der veröffentlichten Beiträge.
Wir nutzen den Zugriff ausschließlich, um Beiträge auf der Seite von Top² zu veröffentlichen und zu verwalten. Wir verkaufen keine Daten von LinkedIn, geben sie nicht an Dritte weiter und nutzen sie nicht für Werbung oder zur Bildung von Profilen. Den Zugriff können Sie jederzeit in den LinkedIn-Einstellungen unter „Datenschutz > Partner und Dienste“ widerrufen; dann löschen wir das gespeicherte Token. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Eigenes LinkedIn-Profil der Nutzer
Nutzerinnen und Nutzer können ihr eigenes LinkedIn-Profil verbinden (OAuth), um Beiträge aus dem Contentplaner direkt dort zu veröffentlichen. Wir speichern die LinkedIn-Kennung, den Namen, das Zugriffstoken (verschlüsselt und nur auf unserem Server) und dessen Gültigkeit. Veröffentlicht wird ausschließlich, was die Person selbst veröffentlicht oder zur automatischen Veröffentlichung einplant. Beim Trennen der Verbindung löschen wir das Token. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Persönliches Netzwerk der Nutzer
Nutzerinnen und Nutzer können ihre eigenen LinkedIn-Kontakte und Nachrichtenverläufe einlesen, entweder aus dem offiziellen Datenexport von LinkedIn oder mit einem Hilfsprogramm auf ihrem eigenen Rechner. Gespeichert werden Name, Profillink, Überschrift, Datum der Vernetzung sowie Datum, Richtung und Text der letzten Nachrichten. Diese Daten sind nur für die jeweilige Person sichtbar und dienen dazu, zu erkennen, mit wem sie bereits in Kontakt steht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für die Verarbeitung auf LinkedIn selbst ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Irland, verantwortlich. Es gilt deren Datenschutzrichtlinie: linkedin.com/legal/privacy-policy.
7. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Zugriff auf die Daten haben nur die Nutzerinnen und Nutzer des CRM sowie die genannten Dienstleister im Rahmen ihres Auftrags (Hosting durch Hetzner, technische Betreuung durch die Codana GmbH). Bei der Recherche über Clay werden Suchanfragen in die USA übermittelt; dies geschieht auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework). Beim Veröffentlichen erhält LinkedIn die Inhalte der Beiträge.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO), insbesondere jederzeit gegen die Verarbeitung zur Direktansprache,
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Eine formlose E-Mail an info@ods-gmbh.de genügt.
9. Sicherheit
Die Anwendung ist nur nach Anmeldung nutzbar, jeder Zugriff wird auf dem Server geprüft, und die Datenbank erlaubt Zugriffe nur für angemeldete Konten. Zugangsdaten zu LinkedIn und zur Datenbank liegen ausschließlich auf dem Server und werden nie an den Browser übertragen.
English summary
Top² CRM is an internal sales application for Top² Anrichtesysteme, operated by ods GmbH (Am Ostkai 11, 70327 Stuttgart, Germany, info@ods-gmbh.de), available only to invited employees. It is hosted on our own server at Hetzner in Germany and maintained by Codana GmbH (codana.de) as a data processor. We store business contact details of decision makers at hospitals and catering companies from public sources, based on our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).
With the consent of an administrator of the Top² LinkedIn Page (OAuth), the app publishes and manages posts on that Page. Users may also connect their own LinkedIn profile to publish posts they write or schedule themselves. We store the Page or member ID and name, the access token (server-side only) and the IDs and links of published posts. LinkedIn data is used solely for this purpose; it is never sold, shared with third parties or used for advertising or profiling. Access can be revoked at any time in your LinkedIn settings, after which we delete the token. You may request access, correction or deletion of your data, or object to its processing, by emailing info@ods-gmbh.de.
Stand: Oktober 2026